Dar feedback sin generar defensividad consiste en hablar de hechos observables, explicar el impacto y cerrar con una petición concreta (acuerdo hacia el futuro), manteniendo el tono de “estoy contigo” y no “voy contra ti”.

 

 

Cómo dar feedback sin generar defensividad: guía práctica para managers

Hay una escena muy común en todo tipo de empresas: 

un manager intenta dar feedback para mejorar… 

y, en cuanto abre la conversación, aparecen las defensas. “No era mi culpa”, “siempre me pasa a mí”, “tú también…”, silencio, tensión o una sonrisa que por dentro está ardiendo.

 

El problema no es que el feedback sea malo. Es que, tal como se formula, suena a juicio, amenaza o ataque a la identidad. Y cuando alguien se siente atacado, su cerebro no piensa en mejorar: piensa en protegerse.

Esta guía te da una estructura simple, frases exactas y mini-casos para dar feedback que se escuche y se convierta en acción. Guárdala: te sirve para tu próximo 1:1.

 

Para dar feedback sin defensividad, haz tres cosas:

• Describe hechos (qué pasó) sin adjetivos (“irresponsable”, “mala actitud”).
• Explica el impacto (en equipo/cliente/resultado) sin dramatizar.
• Cierra con un acuerdo (qué quieres ver a partir de ahora) y apoyo (“qué necesitas de mí”).

La clave: claridad + cuidado. Cuidado sin claridad suena a evitar; claridad sin cuidado suena a ataque.

 

 

 

Por qué la gente se pone a la defensiva (lo que suele haber detrás)

La defensividad no suele ser “mala actitud”. Suele ser una reacción a uno (o varios) de estos detonantes:

 

 

1) Ambigüedad

“Tu actitud…” “Siempre…” “Nunca…” son frases que no se pueden corregir porque no dicen qué cambiar exactamente.

 

 

2) Juicio a la identidad

“Eres desorganizado” se siente como ataque personal. Es muy distinto de “en estas dos ocasiones, faltó X”.

 

3) Sorpresa (feedback acumulado)

Si alguien se entera hoy de algo que lleva meses pasando, lo vive como emboscada.

 

4) Falta de salida

Si el feedback termina en “esto está mal” sin un “qué hacemos ahora”, la persona se defiende o se hunde.

 

Señales típicas de defensividad: justificar, contraatacar, minimizar, cambiar de tema, callarse o ponerse sarcástico.

 

 

La estructura que reduce defensividad (plantilla en 4 pasos)

Usa esta estructura como si fuese una receta. Es simple, pero potente.

 

Paso 1 — Contexto (situación concreta)

Qué decir: “Quiero hablar de la reunión de ayer con X / el cierre del informe del jueves.”

Paso 2 — Hecho observable (sin adjetivos)

Qué decir: “He observado que interrumpiste tres veces / se entregó sin el punto Y / no avisaste del retraso.”

Paso 3 — Impacto (en el trabajo, no en la persona)

Qué decir: “Esto tuvo este impacto: se alargó la reunión, se generó confusión, el cliente pidió aclaraciones, el equipo se frenó.”

Paso 4 — Petición + acuerdo (futuro) + apoyo

Qué decir: “A partir de ahora, necesito que hagamos X. ¿Qué necesitas de mí para conseguirlo? ¿Cómo lo hacemos la próxima vez?”

 

Ejemplo completo:

“Quiero hablar de la reunión del martes. He observado que interrumpiste varias veces cuando otros estaban explicando su punto. El impacto fue que se cortó el hilo y hubo gente que dejó de participar. A partir de ahora, necesito que dejemos terminar y si no estás de acuerdo, lo plantees cuando acaben con una pregunta. ¿Qué te ayudaría a hacerlo? Si quieres, te doy una señal para pausar y retomamos.”

 

Frases exactas que funcionan (y frases que disparan defensividad)

 

10 frases recomendadas

• “Quiero hablar de un punto concreto para mejorar resultados.”
• “Lo que vi fue…”
• “El impacto que tuvo fue…”
• “Lo que necesito a partir de ahora es…”
• “¿Cómo lo ves tú? ¿Qué parte sí compartes?”
• “¿Qué podrías hacer diferente la próxima vez?”
• “¿Qué apoyo necesitas de mí?”
• “Mi intención no es señalarte, es que esto salga mejor.”
• “Vamos a acordar un siguiente paso concreto.”
• “Revisamos en dos semanas cómo va.”

 

10 frases a evitar

• “Siempre haces lo mismo.”
• “Nunca te enteras.”
• “Tu actitud es…”
• “Es que eres…”
• “No es para tanto” (cuando la otra persona está afectada).
• “Ya te lo he dicho mil veces” (suena a sentencia).
• “Pues si no te gusta…” (cierra la conversación).
• “A ver si espabilas.”
• “Todo el mundo piensa…” (ataque social).
• “No me decepciones.” (culpa).

 

Sustituciones rápidas

• “Tu actitud…” → “He observado que en estas dos ocasiones…”
• “Siempre / nunca…” → “En estas situaciones concretas…”
• “Eres desorganizado” → “Faltó X y pasó Y; necesito que ocurra Z”

 

 

Cómo preparar el feedback (en 10 minutos)

Antes de hablar, responde estas 5 preguntas. Te evita improvisar y subir el tono.

 

Checklist previo

• Objetivo: ¿qué quiero que cambie exactamente?
• Hechos: ¿qué vi/escuché? (ejemplos concretos)
• Impacto: ¿qué coste tuvo? (tiempo, calidad, coordinación, cliente)
• Petición: ¿qué espero a partir de ahora? (conducta observable)
• Apoyo: ¿qué puedo ofrecer? (contexto, prioridad, recursos, claridad)

 

Timing y canal

• Mejor en 1:1 (evita humillar en público).
• Cerca del hecho (sin esperar meses).
• Si hay tensión, agenda: “Quiero hablar mañana 15 min de X.”

 

 

Qué hacer si la persona se pone a la defensiva (guion de rescate)

Si la defensividad aparece, no “empujes”. Haz de guía: valida y vuelve a hechos + futuro.

 

Caso 1 — Se justifica (“sí, pero…”)

Qué decir: “Entiendo el contexto. Aun así, quiero que nos quedemos con qué hacemos la próxima vez. Lo que necesito es X. ¿Cómo lo hacemos?”

 

Caso 2 — Contraataca (“pues tú…”)

Qué decir: “Lo apunto y lo hablamos después. Ahora cerremos esto: sobre este punto concreto, ¿qué acuerdo hacemos?”

 

Caso 3 — Se calla / se cierra

Qué decir: “Veo que esto te ha caído. No quiero que lo resolvamos a la fuerza. ¿Qué parte te cuesta más aceptar: el hecho, el impacto o la petición? Elige una.”

 

Caso 4 — Emoción fuerte

Qué decir: “Paremos un momento. Mi intención es mejorar esto contigo, no atacarte. ¿Te va bien que lo retomemos en 30 minutos o mañana con un plan claro?”

 

 

Feedback correctivo vs reconocimiento (los dos son necesarios)

Si solo corriges, la gente se protege. Si solo felicitas, la mejora se estanca. El hábito sano combina ambos.

 

Reconocimiento específico (sin quedar genérico)

Plantilla: “En situación, hiciste comportamiento, y el impacto fue resultado. Te pido que lo repitas en contexto.”

 

Corrección con claridad y cuidado

Plantilla: “Necesito cambiar X por Y. Te digo esto porque confío en tu capacidad y quiero que el equipo funcione mejor.”

 

 

Feedforward: bajar defensividad enfocando al futuro

Cuando notes tensión, cambia el foco de “lo que pasó” a “lo que haremos”. Eso reduce culpa y aumenta acción.

 

Mini plantilla feedforward

• “La próxima vez, ¿qué harías distinto?”
• “¿Qué opción te parece realista para esta semana?”
• “¿Qué señal podrías usar para corregirte en el momento?”
• “¿Qué necesitas de mí para sostenerlo?”

 

 

Mini-casos prácticos (con frases literales)

 

1) Retrasos sin avisar

“Quiero hablar de las dos últimas entregas. He observado que llegaron tarde y no avisaste. El impacto fue que el equipo no pudo planificar y tuvimos que correr al final. A partir de ahora, necesito que avises en cuanto veas riesgo y propongas alternativa. ¿Qué te está bloqueando y cómo te apoyo?”

 

2) Interrupciones en reuniones

“En la reunión de ayer, vi que interrumpiste varias veces. El impacto fue que dos personas dejaron de participar. Necesito que esperes a que terminen y luego plantees tu punto con una pregunta. Si te sirve, te haré una señal para pausar.”

 

3) Comunicación brusca

“En el chat del proyecto, el mensaje ‘esto está fatal’ fue muy directo. El impacto fue que se generó tensión y se cortó la colaboración. Necesito que, si algo no está bien, uses hecho + petición: ‘falta X, añádelo y lo reviso’. ¿Te parece?”

 

4) Baja proactividad

“He observado que cuando surge un bloqueo, esperas a que te diga el siguiente paso. El impacto es que se ralentiza el trabajo y dependemos de ti-mí constantemente. A partir de ahora, necesito que propongas dos opciones antes de escalar. Yo te confirmaré la mejor y ganarás autonomía.”

 

 

Checklist final para managers

 

Antes

• Defino un objetivo concreto (qué conducta quiero ver).
• Llevo 1–2 ejemplos observables (no opiniones).
• Tengo clara mi petición y el estándar esperado.

Durante

• Uso contexto + hecho + impacto + petición.
• Hago una pregunta abierta (“¿cómo lo ves?”) sin debatir hechos eternamente.
• Cierro con acuerdo: qué, cuándo y cómo lo medimos.

Después

• Seguimiento breve: “¿cómo va?” (no persecución).
• Reconozco avances específicos.
• Si no cambia, elevo claridad: consecuencias y apoyo.

 

 

Conclusión

El feedback útil no es una descarga emocional: es un acuerdo hacia adelante. Cuando lo formulas con hechos, impacto y petición concreta, reduces defensividad y aumentas probabilidad de cambio. Y cuando combinas claridad con cuidado, construyes confianza (la base del rendimiento sostenible).

En Intain trabajamos el liderazgo y las conversaciones que sostienen el rendimiento (sin humo). Si quieres, puedes empezar por un Diagnóstico de Salud Organizacional para detectar puntos ciegos y prioridades reales en líderes y equipos.